Telakan tietojärjestelmä on veneiden talvisäilytyspaikoille suunniteltu internet-pohjainen järjestelmä. Siinä asiakkaat voivat itse täyttää omat yhteystietonsa, veneen tiedot ja tehdä tilauksen talvisäilytyksestä ja tarvittavista huolto ja korjaustoimenpiteistä. Asiakkaalle luodaan automaattisesti käyttäjätunnukset ja salasanat, joilla asiakas pääsee katsomaan ja päivittämään omia tietojaan ja tekemään uuden huolto ja talvisäilytys-sopimuksen.
Ominaisuuksia
Tietojärjestelmä räätälöidään aina täysin telakan tarpeiden mukaan ja se voi sisältää esim. seuraavia osia:
Asiakasrekisteri.
Veneiden tiedot. Veneen tietoihin voidaan sisällyttää myös moottorin tiedot, moottorin huollossa tarvittavat osat ja niiden tilausnumerot ja nesteiden määrät. Purjeveneistä voidaan kerätä myös rikin tiedot.
Huolto ja telakointisopimukset. Sopimus voi sisältää yli 100 erilaista huoltotoimenpidettä. Huoltokohteelle voidaan laskea hinta esim. veneen tyypin, koon tai painon mukaan tai toimenpiteestä voidaan tehdä tarjous tai se voi perustua tuntilaskutukseen.
Veneiden huolto-historia. Ohjelmasta näkee helposti ja nopeasti mitä huoltoa veneelle ja moottorille on edellisinä vuosina tehty.
Laituripaikkavaraukset. Järjestelmään voidaan sisällyttää telakan laituripaikkojen varaus kesäksi.
Telakan omat projektit. Järjestelmään voidaan syöttää myös telakan omia projekteja tai yleisiä töitä. Työntekijät voivat syöttää tunteja ja materiaaleja myös näihin töihin.
Tuntikirjaus. Telakan työntekijät kirjaavat työtuntinsa järjestelmään. Työtunnit kohdistetaan yleensä johonkin veneeseen tai telakan omiin projekteihin tai yleisiin töihin. Työntekijät merkitsejät myös tilauslomakkeella työn tehdyksi.
Materiaalikirjanpito. Työntekijät voivat kirjata huollossa käyttämänsä materiaalit järjestelmään. Materiaalit kohdistetaan aina johonkin veneeseen tai telakan omiin projekteihin.
Työmääräarviot ja töiden kohdentaminen. Telakka voi lisätä huoltosopimukseen työmääräarvion. Työ voidaan kohdentaa myös valituille työtekijöille. Järjestelmästä näkee kokonaistyömäärän, tehdyt työt ja jäljellä olevan työmäärän. Kaikki talven huollot ja korjaukset voidaan myös suunnitella ja aikatauluttaa viikkokalenteriin, josta ne on suoraan kaikkien työntekijöiden nähtävillä.
Nosto ja vesillelasku kalenterit. Järjestelmä sisältää veneiden nosto ja lasku kalenterin, joista näkee helposti esim. tulevan viikon vesillelaskut ja veneille vielä tehtävät työt.
Valokuvat. Työntekijät voivat ottaa valokuvia veneistä tai esim. korjausta vaativista kohteista älypuhelimella ja lähettää kuvat suoraan älypuhelimesta tietojärjestelmään.
Raportointi. Järjestelmästä saa erilaisia rapotteja ja listauksia. Esim. listan veneistä joihin on tilattu moottorihuolto, akkuhuolto tai sammutinhuolto. Järjestelmästä saadaan tarvittaessa myös lista kaikista moottorihuolloissa tarvittavista osista tilausnumeroineen ja nestemäärineen tai tarvittavat pohjamaalit väreineen ja määrineen.
Hinnottelu. Telakka voi itse päivittää hinnastonsa halutessaan.
Laskutus. Laskut voidaan tulostaa tai lähettää sähköpostissa Word, PDF tai RTF muodossa napin painalluksella. Laskut voidaan myös lähettää suoraan asiakkaalle e-laskuna tai siirtää yrityksen kirjanpitojärjestelmään.
Alihankkijat. Alihankkijoille voidaan antaa näkyvyys vain niihin töihin jotka hänelle kuuluvat.
Käyttö. Tietojärjestelmää voi käyttää kaikilla laitteilla, joissa on internet selain mukaanlukien älypuhelin ja tabletti. Järjestelmä sisältää erillisen puhelimelle optimoidun käyttöliittymän, joka mahdollistaa sujuvan käytön myös pienillä kosketusnäytöillä.
Kotisivujen toteutus ja ylläpito. Tietojärjestelmä voidaan integroida yrityksen kotisivuihin.
Kieliversiot. Telakan asiakkaille näkyvät sivut voidaan toteuttaa eri kielillä.
Tuki. Opastamme tarvittaessa telakan henkilökunnan ja alihankkijat järjestelmän käyttöön.
Etuja
Vähentää telekan henkilökunnan toimistotöihin kuluvaa aikaa. Asiakas täyttää itse omat ja veneen tietonsa ja tekee huolto ja talvisäilytyssopimuksen. Vähentää turhia kyselyjä hinnoista ja palveluista, koska tarvittava tieto näytetään asiakkaalle tilauslomakkeella, esim. hinnat talvisäilytyksen eri vaihtoedoille tai mitä moottorihuoltoon sisältyy. Samaa tietoa ei tarvi koskaan syöttää kahta kertaa, esim. lasku sisältää automaattisesti kaikki työt ja materiaalit hintoineen.
Nopeutta sopimuksen tekoon. Asiakas näkee heti hinnat eri säilytysvaihtoehdoille ja huoltotoimenpiteille. Tarjouksia ei tarvitse lähettää postissa edes takaisin.
Näkyvyyttä töihin. Telakan henkilökunta pääsee seuraamaan tilauksia ja töitä toimistolta, matkoilla, kotoa, älypuhelimella tai vaikka tablettilla. Työtekijät voivat tarkistaa hallissa ollessaan mitä huolto mihinkin veneeseen tulee ja merkitä tehtyjä töitä ja tunteja käyttämällä esim. älypuhelinta tai tablettia. Veneen huolto-historian näkee helposti.
Hallittavuutta työn tekoon. Työmääräarviot, tehdyt työt ja jäljellä olevat työt ovat koko ajan näkyvissä kaikille työntekijöille.
Asiakastyytyväisyys. Asiakas pääsee seuraamaan internetin kautta oman tilauksen edistymisestä ja näkee mitä huoltoa edellisinä vuosina tehtiin ja pystyy talven aikana tekemään lisätilauksia.
Hinta
Tietojärjestelmän käyttöönotto maksaa 5 000 € (alv 0%) . Siihen kuuluu kaikki mitä järjestelmän käyttöönottoon tarvitaan, mukaanlukien järjestelmän räätälöinti telakan tarpeiden mukaan.
Lisäksi 1 000 € (alv 0%) vuosittainen käyttö-ja ylläpitomaksu (keskikokoinen telakka, jolla on 100-300 venettä). Tähän sisältyy tuki ja tarvittavat muutokset järjestelmään.
Lisäksi 100 € (alv 0%) / vuosi, SSL sertifikaatin hankinta, asennus ja ylläpito.
Lisäpalvelut
Erillisellä sopimuksella voimme toteuttaa myös esim: integraation yrityksen kirjanpito / laskutus ohjelmaan, esim. Netvisor, Talenom, Procountor tai Briox. Silloin laskut siirtyvät napin painalluksella yrityksen kirjanpitoon. Integraation hinta on 2 000 € (alv 0%) .
Asiakkaita
Asiakkaitamme ovat mm. seuraavat telakat:
- M-Yachts
- Rimito Marin
- Gripmarine
- Kotka Yacht Store
- Ajolanranta
- Nylunds Boathouse
- Säynätsatama
- Hopeasalmen Telakka
- Emsalö Båtupplag
- Iisiveneily
- Tolkkisten telakka
- Hanko Boat Yard
- Jouko Lindgren
- Porvoon Venekorjaamo
- Mustikkamaan telakka
- Saaristo Marina
- Loviisa Boat Service
- Turun Venevarasto
Lisätietoja
Antti Alestalo
040-503 8310